MODALITA’ OPERATIVE DI GESTIONE DELLE SEGNALAZIONI E TUTELA DEL SEGNALANTE

SOGGETTO GIURIDICO COINVOLTO

Filte Spa risulta soggetta alla Direttiva (UE) 2019/1937 recepita con il D. Lgs 24/2023.

SOGGETTI INTERESSATI

Tutti i dipendenti (lavoratori subordinati ed ex dipendenti)
Soci con funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza
Lavoratori autonomi che svolgono la propria attività presso le società del gruppo
Volontari e i tirocinanti (retribuiti o non retribuiti) che prestano la propria attività presso le società del gruppo
Liberi professionisti e i consulenti che prestano la propria attività presso le società del gruppo.

SCOPO DELLA POLICY

Garantire la protezione non solo per la tutela della riservatezza, ma anche da eventuali misure ritorsive per i soggetti che si espongono con segnalazioni, contribuendo all’emersione e alla prevenzione di rischi e situazioni pregiudizievoli per l’azienda e di riflesso per l’interesse pubblico collettivo. Fornire linee guida e indicazioni operative al segnalante circa oggetto, contenuti, destinatari e modalità di gestione delle segnalazioni, nonché circa le forme di tutela che vengono offerte in linea con i riferimenti normativi europei e locali

ADEGUATEZZA DELLA SEGNALAZIONE

E’ opportuno effettuare la segnalazione quando si viene a conoscenza di condotte illecite fondate o presunte, basate su elementi di fatto precisi e concordanti, riferite al contesto lavorativo. Oggetto di segnalazione possono essere le violazioni specifiche di norme nazionali e del diretto UE e/o fatti illeciti di diversa natura che ledono l’interesse pubblico o l’integrità della società. Non sono ricomprese tra le informazioni sulle violazioni segnalabili, le notizie palesemente prive di fondamento, le informazioni che sono già totalmente di dominio pubblico, nonché informazioni acquisite solo sulla base di indiscrezioni o fonti scarsamente attendibili (cd. voci di corridoio).

DESTINATARI DELLA SEGNALAZIONE

Filte Spa ha nominato un Facilitatore a livello centrale al quale è stata affidata la gestione delle segnalazioni. Detto Facilitatore ha il compito di analizzare e gestire tutte le segnalazioni ricevute

Il Facilitatore è rappresentato dall’RSPP dott.ssa Fabrizia De Ruvo.

ATTIVITA’ DEL FACILITATORE

Il Facilitatore, in via preliminare, effettua una valutazione circa la sussistenza dei requisiti essenziali della segnalazione al fine di valutarne la sua ammissibilità (istruttoria preliminare). In particolar modo, il Facilitatore verifica:

se rientra o meno nel perimetro soggettivo e oggettivo della norma (chi ha segnalato e cosa ha segnalato);
la presenza di elementi di fatto idonei a giustificare eventuali accertamenti o indagini ulteriori;
che la segnalazione sia precisa e circostanziata e, quindi, non generica e non diffamatoria;
che la documentazione eventualmente allegata alla segnalazione sia appropriata e coerente.

Dopo aver valutato la segnalazione come ammissibile, il Facilitatore svolge l’attività di indagine (investigazione) necessaria a dare seguito alla segnalazione, anche mediante audizioni e acquisizione di documenti, sempre nel rispetto dei principi di imparzialità e riservatezza.

Eventuali ulteriori soggetti potranno essere coinvolti previa informativa e sottoscrizione del vincolo di riservatezza.

All’esito dell’istruttoria e, comunque, entro 3 mesi dalla data dell’avviso di ricevimento (notifica), il Facilitatore si impegna a fornire riscontro al segnalante, salvo estensione dei termini a 6 mesi se adeguatamente motivata.

OGGETTI ESCLUSI DALLA SEGNALAZIONE

Le contestazioni, rivendicazioni o richieste legate ad un interesse di carattere personale della persona segnalante che attengono esclusivamente ai propri rapporti individuali di lavoro ovvero inerenti ai propri rapporti con le figure gerarchicamente sovraordinate
Le segnalazioni di violazioni in materia di sicurezza nazionale, nonché di appalti relativi ad aspetti di difesa o di sicurezza nazionale

CANALE INTERNO ISTITUITO

Filte Spa, sentite le rappresentanze sindacali, ha adottato la seguente soluzione.

Il Facilitatore si è dotato di una casella mail gestita dal Referente

segnalazioni@filte.com

dotata di crittografia end-to-end open source, verificata con audit indipendenti e della crittografia ad accesso zero per proteggere le comunicazioni.

In questo modo si evita che i dati vengano violati e si garantisce che nessuno (nemmeno il provider) possa accedere alla casella di posta.

Inoltre, è stato reso disponibile il contatto telefonico mobile 348 7295752 ai fini delle segnalazioni tramite messaggistica vocale.

Solo il Referente, quindi, può leggere o ascoltare i messaggi del segnalante.

MODALITA’ DI SEGNALAZIONE

Il segnalante non deve inviare segnalazioni da propri account aziendali di posta elettronica.

Il segnalante può preferibilmente utilizzare un account gratuito creato da lui.

L’Oggetto della mail deve essere “nuova segnalazione”.

I dati obbligatori della segnalazione sono titolo e oggetto.

È facoltà del segnalante indicare informazioni in merito all’identità del segnalante.

In ogni caso si ricorda che la segnalazione deve essere circostanziata, indicando:

Le circostanze di tempo e di luogo in cui si è verificato il fatto oggetto della segnalazione;
La descrizione del fatto (anche in presenza di evidenza o con la possibilità di allegare documenti);
Gli elementi che consentano di identificare il soggetto cui attribuire i fatti segnalati.

Inviare la mail solo quando si è certi del contenuto da inoltrare.

Una volta effettuata la segnalazione riceverai avviso di ricevimento o notifica.

Con questo avviso si considera evaso il termine di notifica di ricezione della segnalazione (7 giorni).

Entro 3 mesi (salvo casi particolari) dall’avviso di ricevimento o notifica il segnalante riceverà l’esito della segnalazione.

Possono essere inviate anche segnalazioni in forma anonima. le stesse verranno prese in considerazioni con modalità differenti in conformità alle normative locali.

I dati e le informazioni trasmessi sono archiviati dal Facilitatore e conservati per un periodo di 5 anni.

In ogni caso, l’azienda:

promuove in tutto il processo i principi etici del rispetto dell’integrità e protezione del segnalante;
si impegna a proteggere la privacy di tutte le persone coinvolte;
le segnalazioni sono archiviate in modo sicuro;
tutte le segnalazioni sono soggette a istruttoria preliminare, il segnalante potrebbe essere ricontatti per approfondimenti dai soggetti autorizzati (Facilitatore o funzioni delegate);
la segnalazione rimane riservata.

SCHEMA RIASSUNTIVO DI FUNZIONAMENTO

SEGNALAZIONE - ISTRUTTORIA - INVESTIGAZIONE - DECISIONE - AZIONE - RISPOSTA

INFORMATIVA LAVORATORI WHISTLEBLOWING

(ai sensi degli artt. 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679 – GDPR e dell’art. 13 del D. Lgs. 24/2023)

Il Titolare del Trattamento Filte Spa nel rispetto di quanto previsto dal Regolamento (UE) 2016/679, fornisce le dovute informazioni in ordine al trattamento dei dati personali forniti.

TIPOLOGIA DI DATI TRATTABILI

Dati personali del segnalante in caso di segnalazioni effettuate in forma non anonima mediante la casella mail dedicata:

comuni obbligatori, quali nome, cognome, tipo di rapporto intercorrente con l’azienda;
comuni facoltativi, quali inquadramento, ruolo, qualifica, contatto telefonico, indirizzo mail.

Dati personali del segnalante in caso di segnalazioni effettuate in forma non anonima attraverso canali diversi dall’Email dedicata. In caso di segnalazioni effettuate verbalmente a mezzo telefonico o in sede di specifico incontro richiesto, i dati personali trattati sono quelli comunicati volontariamente dal segnalante.
Dati personali riferiti alla persona segnalata e ad altre persone coinvolte nella segnalazione. I dati trattabili sono quelli che il segnalante ha inteso fornire per rappresentare i fatti descritti nella segnalazione. In questo caso l’azienda non è in grado di determinare a priori i dati oggetto della segnalazione e potrà quindi contemplare anche dati particolari o relativi a condanne penali e reati. I predetti dati saranno trattati con supporti informatici e cartacei che ne garantiscono la sicurezza e la riservatezza. La documentazione in formato cartaceo è limitata al minimo indispensabile e archiviata e custodita in armadi e locali dotati di serrature di sicurezza.

FINALITA’ DEL TRATTAMENTO

Esecuzione di attività istruttorie e adozione di provvedimenti: i suoi dati saranno trattati allo scopo di effettuare le necessarie attività istruttorie volte a verificare la fondatezza del fatto oggetto di segnalazione e l’adozione degli eventuali provvedimenti che potrebbero rendersi necessari.

BASE GIURIDICA

Ai sensi dell’art. 6, comma 1, lett. b) GDPR, il trattamento è necessario all’adempimento di un obbligo di legge (D. Lgs. 24/2023 in attuazione della direttiva UE 1937/2019).

PERIODO DI CONSERVAZIONE

I suoi dati sono conservati per un periodo di tempo non superiore a quello necessario per il perseguimento delle finalità per le quali sono stati raccolti, conformemente a quanto previsto dagli obblighi di legge o comunque per consentire all’azienda la tutela dei diritti ed interessi propri o di terzi (es. difesa in giudizio). I dati vengono automaticamente eliminati dalla piattaforma trascorsi 5 anni dalla chiusura della segnalazione.

NATURA DEL CONFERIMENTO

Il conferimento dei dati è facoltativo resta inteso che un eventuale rifiuto a rispondere al momento della raccolta delle informazioni, o un eventuale diniego di trattamento dei dati può comportare la nostra oggettiva impossibilità di prendere in considerazione la segnalazione.

SOGGETTI DESTINATARI O CATEGORIE DI DESTINATARI DEI DATI

Per il perseguimento delle finalità suddette, i dati personali forniti potranno essere resi accessibili solo a coloro i quali, all'interno dell’azienda, ne abbiano necessità per il ruolo/mansione svolta in relazione al processo di ricezione, analisi, istruttoria e gestione delle segnalazioni e di eventuali azioni conseguenti. Tali soggetti sono opportunamente istruiti al fine di evitare la perdita, l’accesso ai dati da parte di soggetti non autorizzati o trattamenti non consentiti dei dati stessi e, più in generale, in relazione agli obblighi in materia di protezione dei dati personali. I dati possono essere trattati, inoltre, da Consulenti esterni e Terze Parti con funzioni tecniche (ad esempio, il provider della piattaforma IT), che agiscono in qualità di Responsabili/SubResponsabili del trattamento nominati ai sensi dell’art. 28, comma 3 del Regolamento. Infine, i dati personali potranno essere trasmessi anche ad altri soggetti autonomi titolari del trattamento, in base a norme di legge o di regolamento (es. Autorità Pubbliche, Autorità Giudiziaria, Corte dei Conti e ANAC).

TRASFERIMENTO DATI VERSO UN PAESE TERZO

I suoi dati personali non verranno trasferiti fuori dall’UE.

DIRITTI DEGLI INTERESSATI

ll Regolamento (UE) 2016/679 agli artt. da 15 a 22, conferisce agli interessati l’esercizio di specifici diritti. In particolare, in relazione al trattamento dei propri dati personali oggetto della presente informativa, l’interessato ha diritto di chiedere all’azienda l’accesso, la rettifica, la cancellazione, la limitazione, l’opposizione e la portabilità; inoltre, può proporre reclamo al Garante.